Actualizat la 1 august 2026. După apăsarea butonului de transmitere, o factură nu ajunge instantaneu într-o stare finală. Fișierul intră într-un flux tehnic, primește un identificator și este verificat. De aceea, o listă de facturi trebuie să distingă clar între documentele doar încărcate și cele validate.
1. Pregătită pentru transmitere
Factura există în aplicație, dar XML-ul nu a fost încă trimis. În acest punct mai pot fi verificate datele clientului, liniile, TVA-ul și referințele comerciale. Pentru echipă, acesta este ultimul moment în care corecția nu implică și istoricul unei transmiteri.
2. Trimisă sau încărcată
Sistemul a primit cererea și a alocat un identificator de încărcare. Acesta este important pentru urmărirea procesării, însă nu reprezintă singur confirmarea că factura este validă. Documentul trebuie urmărit până când apare răspunsul sistemului.
3. În procesare
Fișierul se află în verificările automate. Durata nu este întotdeauna identică, iar aplicația nu ar trebui să transforme o întârziere temporară într-o eroare definitivă. Sincronizarea periodică este mai sigură decât transmiterea repetată a aceluiași document.
4. Validată
XML-ul a trecut regulile sistemului, iar răspunsul valid trebuie descărcat și asociat facturii. Păstrează împreună:
- documentul emis;
- XML-ul transmis;
- identificatorul de încărcare;
- răspunsul primit din sistem;
- eventualele acțiuni ulterioare.
5. Erori de validare
Un răspuns cu erori înseamnă că fișierul nu a trecut una sau mai multe reguli. Mesajul poate indica un câmp lipsă, o valoare neacceptată sau o necorelare. Cele mai frecvente zone care merită verificate sunt:
- codurile de identificare ale emitentului și beneficiarului;
- categoria și cota TVA;
- unitatea de măsură și moneda;
- corelarea bazelor, TVA-ului și totalurilor;
- datele și referințele obligatorii pentru tipul documentului.
Nu corecta „la ghici”. Citește regula indicată, compară datele sursă și regenerează XML-ul după ce ai identificat cauza. Păstrează răspunsul inițial în istoric, pentru trasabilitate.
Ce faci dacă statusul nu se actualizează
- Verifică dacă ai primit identificatorul de încărcare.
- Reia interogarea statusului, fără să dublezi imediat transmiterea.
- Controlează valabilitatea autorizării SPV și disponibilitatea serviciului.
- Dacă întârzierea persistă, păstrează detaliile tehnice și momentul încercării pentru suport.
De ce statusul trebuie văzut lângă factură
Un tabel separat cu identificatori obligă echipa să reconstruiască legătura dintre document și răspuns. Într-un flux coerent, factura arată direct când a fost trimisă, ce răspuns a primit și dacă mai cere o acțiune. Contabilul nu trebuie să întrebe pe e-mail dacă documentul „a trecut”.
Ghidul oficial ANAF descrie folosirea sistemului și descărcarea fișierelor în documentația e-Factura. În Finans, sincronizarea răspunsurilor este inclusă în fluxul de e-Factura și SPV.