Actualizat la 1 august 2026. O factură corectă trebuie să descrie fără ambiguități cine vinde, cine cumpără, ce s-a livrat, când a avut loc operațiunea și cum au fost calculate valorile. În e-Factura, aceste informații nu sunt doar text tipărit: fiecare ajunge într-un câmp XML și intră în reguli automate de validare.
Informațiile de identificare ale facturii
- seria și numărul, într-o succesiune care identifică documentul în mod unic;
- data emiterii;
- data livrării, prestării sau încasării avansului, atunci când este anterioară datei emiterii;
- referințe la contract, comandă sau cumpărător, dacă sunt cerute de relația comercială.
Seriile trebuie administrate consecvent. Evită reutilizarea numerelor și schimbarea arbitrară a seriei în mijlocul fluxului. Dacă există mai multe puncte de lucru sau tipuri de documente, definește o regulă simplă, pe care echipa o poate aplica identic.
Datele furnizorului și ale beneficiarului
Pentru emitent sunt relevante denumirea, adresa și codul de identificare fiscală, precum și codul de TVA atunci când se aplică. Pentru beneficiar, setul de date depinde de statutul său și de tipul relației. O firmă trebuie identificată cu datele sale fiscale corecte; pentru o persoană fizică nu transforma CNP-ul într-un câmp implicit dacă nu este necesar.
O eroare aparent minoră în codul fiscal poate schimba identificarea beneficiarului și poate produce respingerea XML-ului sau probleme ulterioare de înregistrare.
Ce trebuie să descrie liniile facturii
- denumirea bunurilor sau serviciilor;
- cantitatea și unitatea de măsură, unde sunt aplicabile;
- prețul unitar fără TVA;
- reducerile sau rabaturile care nu sunt deja incluse în preț;
- baza de impozitare;
- cota și valoarea TVA sau categoria fiscală aplicabilă.
Descrierile de tip „servicii conform contract” pot fi prea vagi pentru uzul intern, chiar dacă există un contract. O descriere precum „servicii mentenanță software – iulie 2026” ajută clientul, contabilul și persoana care verifică ulterior perioada.
Totalurile care trebuie să se lege între ele
Totalul fără TVA, TVA-ul pe cote, totalul documentului și suma de plată trebuie să rezulte din liniile facturii. Diferențele de rotunjire sau folosirea neconsecventă a prețurilor cu și fără TVA sunt cauze frecvente de neconcordanță. O aplicație bună calculează centralizat valorile și folosește aceeași regulă în PDF și XML.
Mențiuni obligatorii în situații speciale
În funcție de operațiune pot fi necesare mențiuni suplimentare, printre care:
- „taxare inversă” atunci când beneficiarul este persoana obligată la plata TVA;
- „TVA la încasare” pentru persoanele care aplică sistemul;
- referirea la scutirea aplicabilă;
- mențiunea „autofactură” când documentul este emis de beneficiar în numele furnizorului;
- mențiunile specifice regimurilor marjei.
Lista exactă depinde de natura operațiunii. Baza legală este art. 319 din Codul fiscal, disponibil în forma actualizată a Legii nr. 227/2015.
Ce nu este obligatoriu în mod universal
Scadența, IBAN-ul, persoana de contact, contractul sau comanda nu sunt elemente fiscale universale pentru orice factură, dar pot fi esențiale comercial. Scadența susține urmărirea încasărilor, IBAN-ul reduce întrebările clientului, iar referința comenzii poate fi obligatorie în procesul intern al beneficiarului.
Verificarea de 60 de secunde înainte de emitere
- Confirmă clientul și codul fiscal.
- Verifică seria, numărul și datele documentului.
- Citește descrierile liniilor ca și cum ai vedea factura peste un an.
- Controlează cota sau categoria TVA.
- Compară totalul de plată cu înțelegerea comercială.
- Adaugă mențiunile și referințele speciale.
Finans centralizează aceste date în fluxul de facturare online și le reutilizează la generarea PDF-ului și a XML-ului e-Factura.
Notă: articolul rezumă regulile generale de facturare. Operațiunile intracomunitare, regimurile speciale și situațiile de autofacturare trebuie verificate punctual cu un specialist fiscal.