Actualizat la 16 septembrie 2026. Când un material pleacă din magazie pentru a fi folosit în activitatea firmei, nu are loc o vânzare, dar stocul trebuie să scadă pe baza unui document. Bonul de consum leagă eliberarea fizică de gestiune și de înregistrarea contabilă.
Documentul răspunde la patru întrebări: ce material a ieșit, în ce cantitate, pentru ce destinație și cine a aprobat și primit eliberarea.
Când se întocmește
Normele documentelor financiar-contabile prevăd întocmirea bonului pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum. Exemplele uzuale includ consumabile de producție, piese folosite la reparații, materiale pentru o lucrare sau produse folosite intern.
Nu confunda consumul cu transferul. Dacă bunul se mută într-o altă gestiune și rămâne stoc, documentează transferul. Dacă este predat unui angajat pentru folosință pe termen mai lung, poate fi necesară o evidență distinctă a obiectelor date în folosință.
Ce informații trebuie urmărite
- gestiunea din care sunt eliberate materialele;
- data și numărul documentului;
- denumirea, codul, unitatea de măsură și cantitatea;
- destinația consumului: lucrare, comandă, utilaj sau departament;
- persoana care solicită, aprobă, predă și primește;
- eventualele cantități eliberate peste norma stabilită și justificarea lor.
Firma își poate adapta formularul și circuitul prin procedura proprie, dar documentul trebuie să păstreze elementele obligatorii și să permită reconstituirea operațiunii.
Consum individual sau colectiv
Pentru o singură eliberare poți folosi bonul de consum individual. Varianta colectivă este utilă când mai multe materiale sunt eliberate pentru aceeași comandă, lucrare sau perioadă. Gruparea nu trebuie să ascundă momentul real al ieșirii și persoana responsabilă.
Dacă materialele se eliberează repetat, stabilește o frecvență de înregistrare care păstrează stocul util operațional. O scădere făcută doar la sfârșitul lunii poate lăsa în aplicație cantități care nu mai există fizic.
Legătura cu costul lucrării
Destinația este importantă nu doar pentru stoc, ci și pentru analiza costurilor. Aceleași materiale pot fi consumate pentru producție, mentenanță internă sau un proiect facturabil. Codul lucrării ori centrul de cost permite administratorului să înțeleagă unde s-au folosit resursele.
Valoarea de ieșire se determină potrivit metodei de evaluare aplicate de firmă. Utilizatorul confirmă cantitatea și destinația; politica contabilă stabilește tratamentul valoric.
Corecții și restituiri
Dacă o parte din materiale nu este folosită și revine în magazie, nu șterge bonul inițial. Documentează restituirea, astfel încât istoricul să arate atât ieșirea, cât și revenirea. Pentru o cantitate introdusă greșit, păstrează trasabilitatea corecției și persoana care a făcut-o.
Controlul de final de perioadă
- Compară bonurile cu mișcările de stoc.
- Verifică documentele neaprobate sau rămase în schiță.
- Caută stocuri negative și consumuri neobișnuite.
- Confirmă destinația consumurilor mari.
- Reconciliază fișa de magazie cu evidența contabilă.
În modulul Finans de gestiune și stocuri, documentele de ieșire pot actualiza cantitățile și pot păstra legătura cu gestiunea și articolul. Pentru evidența continuă, citește și ghidul despre fișa de magazie.
Sursă oficială: Ordinul nr. 2.634/2015 — normele specifice pentru Bonul de consum.
Concluzie: un consum corect înregistrat scade stocul la momentul real și explică destinația materialelor. Documentul trebuie creat odată cu eliberarea, nu reconstruit din memorie la final de lună.