Actualizat la 28 septembrie 2026. Fișa de magazie arată mișcarea cantitativă a unui articol într-un loc de depozitare: stoc inițial, fiecare intrare, fiecare ieșire și cantitatea rămasă. Este evidența operativă care trebuie să explice de ce aplicația afișează un anumit stoc.
O listă cu „stocul de azi” nu este suficientă dacă nu poți reconstitui documentele care au produs acel rezultat.
O fișă pentru fiecare articol și gestiune
Fișa se organizează separat pe fel de material sau produs și pe loc de depozitare. Același cod aflat în două depozite are două solduri distincte. Bunurile primite în custodie ori pentru prelucrare trebuie urmărite separat de bunurile proprii.
Într-o aplicație, „fișa” poate fi un raport generat din mișcări, nu un formular completat manual. Principiul rămâne același: fiecare rând trebuie să provină dintr-un document identificabil.
Documentele care actualizează stocul
- NIR-ul sau documentul de livrare confirmat pentru intrare;
- avizul și documentele de transfer între gestiuni;
- bonul de consum pentru materialele folosite intern;
- livrarea către client și documentul care o susține;
- inventarul și documentele aprobate pentru plusuri sau minusuri;
- restituirile, retururile și corecțiile documentate.
Factura singură nu confirmă întotdeauna momentul mișcării fizice. Pentru gestiune contează recepția ori livrarea efectivă și documentul prevăzut de procedura firmei.
Când se actualizează
Normele prevăd înregistrarea document cu document. Într-un flux digital, actualizarea poate fi imediată după confirmare. Schițele, comenzile și documentele neaprobate nu ar trebui să modifice definitiv stocul.
Dacă firma permite stoc negativ, tratează-l ca alertă, nu ca normalitate. De regulă indică o intrare lipsă, o gestiune greșită, o dublare a ieșirii sau o operațiune înregistrată în altă ordine decât cea reală.
Cantitatea nu este același lucru cu valoarea
Fișa de magazie urmărește în primul rând cantitățile la locul de depozitare. Evidența contabilă adaugă evaluarea potrivit metodei aplicate. Cele două perspective trebuie reconciliate periodic, dar nu trebuie confundate.
Un produs poate avea cantitatea corectă și valoarea greșită dacă recepția, costurile sau metoda de evaluare au fost configurate incorect.
Cum investighezi o diferență
- Confirmă articolul, unitatea de măsură și gestiunea.
- Compară ultimul stoc verificat cu mișcările ulterioare.
- Caută documente în schiță, anulate sau introduse de două ori.
- Verifică transferurile în ambele gestiuni.
- Controlează conversiile între bucăți, cutii, kilograme sau alte unități.
- Numără fizic articolul și documentează rezultatul.
Raportul care ajută administratorul
Pe lângă sold, urmărește data ultimei mișcări, stocul minim, rotația și articolele fără mișcare. Aceste informații separă controlul contabil de deciziile comerciale: ce trebuie reaprovizionat, ce ocupă spațiu și ce risc de lipsă există.
În Finans, gestiunea stocurilor păstrează mișcările pe articol și locație. Fișa unui produs dintr-o gestiune, pe perioada aleasă, se descarcă în PDF, cu loc pentru semnătura gestionarului și pentru verificarea contabilității, sau în CSV. Pentru intrări, consultă ghidul despre NIR, iar pentru ieșirile interne vezi bonul de consum.
Sursă oficială: Normele documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul nr. 2.634/2015.
Concluzie: fișa de magazie este istoricul stocului, nu doar soldul lui. Dacă fiecare intrare și ieșire are document, diferențele pot fi localizate înainte să devină probleme de inventar.