Actualizat la 16 septembrie 2026. Inventarierea stabilește situația reală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. Pentru stocuri, asta înseamnă numărarea bunurilor și compararea rezultatului faptic cu evidența, urmată de explicarea și aprobarea diferențelor.
Inventarul nu este un export din aplicație. Raportul scriptic este termenul de comparație; rezultatul pornește de la ceea ce există fizic.
Când se face inventarierea
Normele cer inventarierea la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, la fuziune sau încetarea activității și în alte situații prevăzute: indicii de lipsuri ori plusuri, predare-primire de gestiune, reorganizare, solicitarea organelor de control sau evenimente de forță majoră.
Inventarierea anuală se organizează, de regulă, cu ocazia închiderii exercițiului, astfel încât rezultatele să fie reflectate în situațiile financiare.
Pregătirea începe cu o decizie
Administratorul aprobă procedura și numește comisia prin decizie scrisă. Documentul stabilește gestiunile, perioada, membrii, metoda de numărare și termenul pentru rezultate. Persoana responsabilă de gestiune oferă informațiile necesare, dar controlul trebuie organizat astfel încât rezultatul să fie credibil.
Înainte de numărare, identifică bunurile aparținând terților, produsele deteriorate, stocul fără mișcare și bunurile aflate în alte locații.
Controlează mișcările în timpul numărării
Cea mai sigură variantă este oprirea temporară a intrărilor și ieșirilor. Dacă activitatea nu poate fi oprită, separă zona inventariată și notează precis fiecare mișcare produsă după numărare. Altfel, aceeași cutie poate fi numărată de două ori sau deloc.
Numerotează ori identifică zonele și marchează progresul. Pentru articole vrac, stabilește dinainte metoda de măsurare și păstrează calculele.
Lista de inventariere
Lista consemnează cantitatea faptică și informațiile necesare evaluării. Bunurile depreciate, fără mișcare, deteriorate sau greu vandabile trebuie identificate separat, pentru ca situația lor să poată fi analizată și documentată.
Nu completa rezultatul faptic prin copierea stocului din aplicație. Echipa care numără poate lucra cu liste oarbe, fără cantitatea scriptică, tocmai pentru a reduce confirmarea automată a unei valori așteptate.
Reconcilierea și diferențele
- Finalizează toate listele și verifică totalurile.
- Extrage stocul scriptic la aceeași dată și oră.
- Compară pe articol, unitate de măsură și gestiune.
- Reverifică diferențele semnificative prin renumărare.
- Caută documente lipsă, transferuri în tranzit și coduri duplicate.
- Descrie cauza probabilă și propune măsurile.
Plusurile și minusurile nu se „compensează” informal. Evaluarea, eventualele compensări permise, imputarea și înregistrarea se stabilesc potrivit normelor, politicilor și aprobărilor aplicabile.
Procesul-verbal și valorificarea rezultatelor
Comisia prezintă rezultatele, cauzele diferențelor, bunurile depreciate și propunerile. Administratorul decide măsurile, iar contabilitatea înregistrează rezultatele aprobate. Dosarul inventarierii trebuie să păstreze decizia, declarațiile, listele, calculele, procesul-verbal și documentele de regularizare.
În Finans, rapoartele din gestiune și stocuri oferă evidența scriptică și istoricul mișcărilor. Pentru controlul continuu dintre inventare, folosește fișa de magazie.
Surse oficiale: Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii și Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Concluzie: un inventar bun fixează data, controlează mișcările și separă numărarea de evidența scriptică. Diferențele trebuie investigate și aprobate, nu ajustate doar ca raportul să iasă pe zero.