Actualizat la 1 august 2026. O arhivă contabilă bună trebuie să rezolve două întrebări: putem găsi documentul repede și putem demonstra că este complet și lizibil? Simplul fapt că există cândva într-un e-mail sau într-un calculator nu este o procedură de arhivare.
Care este termenul general de păstrare
Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 prevede păstrarea registrelor de contabilitate obligatorii și a documentelor justificative timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Textul actualizat poate fi consultat pe Portalul Legislativ – Legea contabilității. Pentru anumite domenii sau documente pot exista termene speciale, motiv pentru care politica firmei trebuie confirmată cu responsabilul contabil.
Documentele pot fi păstrate electronic
Normele privind documentele financiar-contabile permit păstrarea pe hârtie sau pe suport electronic. Documentele convertite din hârtie pot fi păstrate electronic, iar atunci când evidența este ținută prin programe informatice, documentele trebuie să poată fi listate la nevoie sau la solicitarea organelor de control.
Regulile sunt detaliate în Normele generale aferente Ordinului nr. 2.634/2015.
Ce înseamnă o arhivă digitală utilizabilă
- documentele sunt lizibile și complete, nu fotografii tăiate sau neclare;
- pot fi căutate după dată, partener, tip și număr;
- accesul este acordat numai persoanelor care au nevoie de el;
- există copii de siguranță și o procedură de restaurare;
- modificările și ștergerile importante au trasabilitate;
- documentul poate fi exportat și prezentat într-un format accesibil.
Nu confunda stocarea cu arhivarea
Un folder sincronizat în cloud este un loc de stocare. Devine parte dintr-o arhivă atunci când firma are reguli de clasificare, acces, retenție, backup și recuperare. Fără ele, riscul nu este doar pierderea fișierului, ci și imposibilitatea de a găsi versiunea corectă.
Cum organizezi structura
Pentru o firmă mică, o structură pe exercițiu financiar, lună și categorie este suficientă. Într-o platformă, aceleași filtre pot fi generate din metadate:
- anul și perioada contabilă;
- tipul documentului;
- emitentul sau beneficiarul;
- numărul și data;
- statusul verificării;
- legătura cu tranzacția, plata sau cererea contabilului.
Ce faci cu documentele primite în e-Factura
Păstrează documentul structurat și răspunsurile sistemului, nu doar vizualizarea PDF. XML-ul conține datele fiscale transmise, iar istoricul descărcării și validării ajută la trasabilitate. Integrarea cu SPV reduce riscul ca o factură primită să rămână într-un cont separat de arhiva contabilă.
Accesul contabilului
Trimiterea unei arhive ZIP la final de lună creează copii paralele. Este mai sigur ca expertul contabil să aibă acces controlat la documentele firmei, cu roluri și istoric. Astfel, întrebările și răspunsurile rămân lângă document, iar accesul poate fi retras fără schimbarea parolelor comune.
Checklist pentru politica internă
- cine încarcă și cine verifică documentele;
- unde se află arhiva principală;
- cât timp se păstrează fiecare categorie;
- cum se fac și se testează copiile de siguranță;
- cum se acordă și se revocă accesul;
- cum se reconstituie un document pierdut sau deteriorat.
Pentru fluxul curent, Finans leagă documentele și OCR-ul de perioadele contabile și de colaborarea cu expertul contabil.
Notă: termenul general prezentat mai sus nu exclude termene speciale impuse de alte reglementări sau de natura documentului. Stabilește politica finală împreună cu persoana responsabilă de contabilitate.