Documentat la 15 octombrie 2026.
Un bon fotografiat imediat este mai ușor de găsit decât unul căutat la finalul lunii în mașină sau în portofel. Dar o fotografie trimisă într-un chat nu rezolvă singură predarea către contabil. Contează să fie lizibilă, completă, în luna potrivită și însoțită de explicația cheltuielii atunci când aceasta nu este evidentă.
În Finans poți fotografia documentele cu telefonul și le poți adăuga în fluxul contabil. În Plus Contabil, OCR-ul citește datele documentelor încărcate de firmă și propune informații pentru verificare. Interpretarea fiscală și confirmarea documentului rămân la persoanele responsabile.
O fotografie care poate fi folosită
Așază bonul pe un fundal contrastant, într-o lumină uniformă. Include toate marginile și verifică dacă se citesc comerciantul, data, produsele, totalul și informațiile TVA. O reflexie peste sumă ori o îndoitură în dreptul datei poate face fotografia inutilă chiar dacă aplicația a acceptat fișierul.
Pentru un bon lung, folosește fotografii care acoperă documentul integral. Nu fotografia separat doar totalul și presupune că restul informațiilor nu mai contează.
Mai multe poze, un singur document
Finans poate reuni paginile fotografiate într-un PDF, cu un singur rând în perioada contabilă și o singură citire OCR. Verifică ordinea paginilor înainte de trimitere. Dacă două fotografii sunt ale aceluiași bon, ele nu trebuie încărcate ca două cheltuieli distincte.
Alege perioada potrivită documentului și adaugă explicația necesară. Dacă documentul privește un decont ori răspunde unei cereri a contabilului, păstrează legătura în fluxul respectiv.
Ce citește OCR-ul și ce verifici tu
Pentru bonuri, Finans identifică date precum comerciantul, CUI-ul, data, totalul, TVA-ul și plata. Datele citite sunt propuneri. Verifică-le pe imagine înainte să le folosești; o virgulă omisă poate schimba 48,90 lei în 4.890 lei.
- Comerciantul și codul fiscal sunt cei de pe document?
- Data corespunde cheltuielii și perioadei?
- Totalul și moneda sunt corecte?
- TVA-ul este citit integral, inclusiv când apar mai multe cote?
- Metoda de plată corespunde dovezii disponibile?
Dacă bonul și factura descriu aceeași achiziție, semnalează legătura contabilului. Două fișiere nu înseamnă automat două cheltuieli.
Exemplu: un bon de 248,90 lei și dovada plății
Un coleg cumpără consumabile și încarcă fotografia bonului, apoi dovada plății cu cardul. Bonul are totalul 248,90 lei. Dovada plății explică achitarea aceleiași cumpărături și nu trebuie folosită ca încă o achiziție de 248,90 lei.
Contabilul verifică natura cheltuielii și eventualele documente suplimentare necesare. Citirea corectă a sumei nu stabilește automat deductibilitatea cheltuielii sau dreptul de deducere a TVA.
Ce ajunge la contabil
Documentele sunt organizate în perioade, iar cererile de informații se pot rezolva lângă actul relevant. Datele citite de pe bonuri și corecturile făcute de om intră în pachetul lunii și ca fișier CSV. Documentele încărcate de contabil rămân în lună fără citirea OCR automată descrisă pentru încărcările firmei.
Fotografierea este un ajutor în circuitul documentelor, nu o regulă generală care permite distrugerea originalelor. Păstrarea documentelor se stabilește potrivit regulilor de arhivare și procedurii firmei.
Vrei să trimiți actele pe măsură ce apar? Vezi documentele și OCR-ul Finans, verifică planul Plus Contabil și creează un cont. Poți invita propriul contabil sau discuta despre serviciul de contabilitate Finans.
Sursă oficială pentru documentele justificative: normele generale aprobate prin Ordinul 2.634/2015.