Actualizat la 28 august 2026. Închiderea contabilă începe în timpul lunii, nu în ziua în care contabilul cere documentele. O rutină scurtă, repetată săptămânal, reduce întrebările urgente și face mai ușor de explicat diferențele dintre facturi, plăți și activitatea reală.
Checklistul de mai jos este construit pentru administratorul unei firme mici. El nu înlocuiește calendarul fiscal stabilit de contabil, deoarece declarațiile și termenele diferă în funcție de vectorul fiscal și operațiuni.
Săptămânal: facturi și e-Factura
- verifică dacă toate facturile emise au serie și număr corecte;
- urmărește transmiterea și răspunsul final din SPV;
- rezolvă facturile respinse, nu doar le marchezi ca trimise;
- sincronizează facturile primite și identifică documentele necunoscute;
- leagă storno de factura inițială.
Termenul general de transmitere în 2026 este de 5 zile lucrătoare, astfel că o verificare făcută numai la finalul lunii poate fi prea târzie. Pentru detalii, consultă ghidul e-Factura 2026.
Săptămânal: bancă și casă
Importă extrasul și alocă încasările și plățile. Marchează tranzacțiile fără document, comisioanele, plățile parțiale și sumele care acoperă mai multe facturi. Nu lăsa explicația în memoria persoanei care a făcut plata.
- soldul inițial și final corespund extrasului;
- încasările sunt legate de facturile corecte;
- plățile au document justificativ și scop economic;
- operațiunile în numerar sunt documentate separat;
- diferențele sunt trimise contabilului cu explicații.
Funcția de import al extraselor bancare ajută la reconciliere fără transcrierea fiecărei linii.
Înainte de predare: documentele care nu vin automat
Nu toate operațiunile apar în e-Factura. Verifică bonuri, contracte, deconturi, documente bancare, asigurări, chirii, documente de personal și orice operațiune externă. Fiecare trebuie să fie lizibilă, completă și asociată perioadei corecte.
Legea contabilității prevede că operațiunile economico-financiare se consemnează în documente justificative, iar persoanele care le întocmesc, aprobă și înregistrează poartă răspunderea corespunzătoare. Textul actualizat este disponibil pe Portalul Legislativ.
Dacă ai stocuri: închide și mișcările fizice
- toate recepțiile perioadei sunt înregistrate;
- transferurile între gestiuni au document;
- retururile și anulările sunt legate de operațiunea inițială;
- stocurile negative sunt analizate, nu reportate automat;
- diferențele constatate au explicație și aprobare.
Pentru firmele de servicii care folosesc materiale, articolul despre facturare și gestiune arată când un simplu catalog nu mai este suficient.
Cu câteva zile înainte de închidere
- Compară lista facturilor cu răspunsurile SPV.
- Închide tranzacțiile bancare nealocate.
- Trimite documentele lipsă și explicațiile.
- Confirmă concediile, modificările de personal și deconturile.
- Verifică stocurile și operațiunile neobișnuite.
- Cere lista obligațiilor și scadențelor aplicabile firmei.
Întrebări utile pentru contabil
- Ce documente sunt încă neclarificate?
- Există diferențe între facturi, plăți și evidența contabilă?
- Ne apropiem de un plafon fiscal relevant?
- Au apărut operațiuni cu tratament diferit față de lunile anterioare?
- Ce trebuie pregătit înainte de perioada următoare?
Folosește un spațiu comun cu expertul contabil, astfel încât răspunsurile să rămână lângă document. Pentru structura arhivei curente, vezi ghidul cum organizezi documentele pentru contabil, iar pentru firme noi păstrează alături și planul pentru prima lună de activitate.
Regula de închidere
Luna este pregătită când fiecare operațiune importantă are document, fiecare plată are explicație, fiecare eroare SPV are responsabil și fiecare întrebare deschisă este vizibilă. Un folder trimis nu este același lucru cu o perioadă reconciliată.
Concluzie: distribuie verificările pe parcursul lunii și adaptează lista împreună cu contabilul. Scopul este ca închiderea să confirme date deja curate, nu să reconstruiască activitatea după urme.