Actualizat la 24 august 2026. Prima lună a unui SRL nu ar trebui consumată cu dosare improvizate și întrebări trimise în ultima zi. Dacă stabilești de la început cine emite facturile, unde ajung documentele și cum colaborezi cu persoana care ține contabilitatea, următoarele luni devin mult mai previzibile.
Legea contabilității pune răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității în sarcina administratorului, chiar dacă activitatea este externalizată. Rolul tău nu este să faci singur înregistrările contabile, ci să creezi un flux în care operațiunile firmei sunt documentate complet și ajung la timp la profesionistul responsabil. Regula poate fi consultată în Legea contabilității nr. 82/1991.
1. Clarifică serviciul contabil înainte de prima operațiune
Contractul trebuie să precizeze cine întocmește și depune declarațiile, cine urmărește mesajele din SPV, cum se tratează salarizarea și când trebuie predate documentele. Cere și lista situațiilor care nu sunt incluse în abonamentul de bază: operațiuni intracomunitare, stocuri, raportări speciale sau asistență la control.
Verifică profesionistul ori societatea în Tabloul membrilor CECCAR. Pentru o grilă completă de selecție, citește și ghidul despre alegerea unui contabil online.
2. Configurează datele și seriile de facturare
Introdu denumirea juridică, codul fiscal, sediul, contul bancar și statutul TVA exact așa cum trebuie să apară pe documente. Definește seria și regula de numerotare înainte de prima factură. Dacă mai multe persoane vor factura, stabilește cine poate emite, storna și modifica datele clientului.
În 2026, termenul general de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere, în limitele prevăzute de lege. De aceea, fluxul trebuie să urmărească nu numai generarea PDF-ului, ci și transmiterea XML-ului și răspunsul sistemului. Ghidul nostru despre e-Factura în 2026 explică traseul complet.
3. Separă banii firmei de banii personali
Folosește contul și cardul firmei pentru operațiunile societății. Pentru fiecare plată trebuie să existe o explicație economică și un document justificativ. Un extras bancar arată că banii s-au mișcat, dar nu explică singur ce s-a cumpărat și în ce scop.
Stabilește cum vor fi aduse extrasele în flux și cine alocă plățile facturilor. O reconciliere bancară făcută săptămânal este mai ușoară decât identificarea tuturor tranzacțiilor la final de lună.
4. Creează un singur loc pentru documente
Facturile din SPV, bonurile, contractele, extrasele, chitanțele și documentele de personal nu ar trebui să circule prin cinci canale. Alege un spațiu principal și reguli simple de clasificare: tip, dată, partener, perioadă și status.
Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată într-un document justificativ. Dacă documentul este incomplet sau ilizibil, contabilul nu poate reconstrui cu certitudine realitatea comercială. Funcția Finans de documente și OCR ajută la captură și organizare, dar explicația operațiunii rămâne responsabilitatea firmei.
5. Pregătește calendarul primei luni
- Săptămâna 1: contract contabil, accesuri, facturare și cont bancar;
- Săptămâna 2: verificarea primelor facturi emise și primite;
- Săptămâna 3: reconcilierea plăților și clarificarea cheltuielilor;
- Săptămâna 4: lista documentelor lipsă și confirmarea obligațiilor perioadei.
Termenele fiscale concrete depind de vectorul fiscal, salariați și operațiuni. Nu copia calendarul altei firme; cere contabilului un calendar adaptat societății tale.
Checklist de pornire
- Contractul și responsabilitățile sunt clare.
- Contabilul are acces propriu, nu parola administratorului.
- Seriile, datele firmei și fluxul e-Factura sunt testate.
- Documentele au un singur loc și un status vizibil.
- Plățile sunt legate de facturi și documente justificative.
- Există un calendar pentru predare, verificare și declarații.
În Finans, serviciul de contabilitate și platforma lucrează pe aceleași documente, fără arhive paralele între firmă și contabil.
Notă editorială: articolul oferă un cadru operațional general. Obligațiile exacte ale unui SRL depind de activitate, vector fiscal și tranzacțiile efectuate.