Actualizat la 9 septembrie 2026. O factură greșită nu se repară prin editarea PDF-ului și nici prin ștergerea urmei inițiale. Soluția depinde de momentul în care observi eroarea: înainte ca documentul să fie comunicat clientului și transmis în RO e-Factura sau după ce a intrat deja în circuit.
În limbajul curent, orice operațiune cu minus este numită „storno”. Din punct de vedere practic, este mai util să vorbești despre document de corecție și să păstrezi legătura explicită cu factura inițială.
Dacă factura nu a fost încă transmisă sau comunicată
Dacă documentul nu a părăsit aplicația și nu a fost comunicat beneficiarului, verifică procedura internă a firmei. Art. 330 din Codul fiscal permite anularea facturii și emiterea uneia noi atunci când factura nu a fost transmisă beneficiarului. Numărul anulat trebuie să rămână explicabil în succesiunea seriei; nu îl reutiliza pentru altă operațiune.
Dacă factura a fost deja trimisă clientului pe e-mail, chiar dacă nu a ajuns încă în SPV, trateaz-o ca document comunicat și aplică fluxul de corecție. Nu presupune că lipsa transmiterii electronice îți permite să înlocuiești discret PDF-ul.
Dacă factura a ajuns în RO e-Factura
OUG nr. 120/2021 prevede că factura electronică transmisă destinatarului se corectează potrivit art. 330 din Codul fiscal. Documentul inițial rămâne în sistem; corecția se emite separat și se transmite la rândul ei. Originalul facturii electronice este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, nu PDF-ul descărcat pentru citire.
Regula protejează trasabilitatea: clientul, contabilul și autoritatea pot urmări documentul inițial și efectul corecției, fără versiuni care se suprascriu.
Cele două variante prevăzute de Codul fiscal
Când factura a fost transmisă beneficiarului, corecția se poate face, în esență, în una dintre următoarele forme:
- un document nou care conține informațiile facturii inițiale, numărul și data acesteia, valorile cu minus și informațiile corecte;
- un document cu valorile corecte și, concomitent, un document separat cu valorile negative, ambele legate de factura corectată.
În RO e-Factura, ghidul ANAF privind codurile de factură descrie, între altele, codul 381 pentru nota de creditare și codul 384 pentru factura de corecție. Alegerea documentului și a codului trebuie să reflecte operațiunea reală și modul în care aplicația generează XML-ul, nu doar denumirea butonului din interfață.
Ce corectezi în situațiile frecvente
- Client greșit: inversezi documentul emis către entitatea greșită și emiți documentul corect către clientul real.
- Cantitate, preț sau reducere greșită: corectezi diferența ori inversezi integral și refaci factura, conform procedurii alese.
- Cotă sau categorie TVA greșită: nu modifica numai PDF-ul; corecția trebuie să refacă valorile și informațiile fiscale din XML.
- Retur sau reducere ulterioară: documentezi evenimentul comercial și emiți documentul care diminuează valorile inițiale.
- Greșeală de descriere: verifici dacă afectează identificarea operațiunii sau tratamentul fiscal și corectezi în consecință.
Fluxul de control în 7 pași
- Oprește încasarea sau alte automatizări legate de documentul greșit.
- Notează numărul facturii, data, clientul și ID-ul de încărcare din SPV.
- Stabilește exact eroarea și efectul ei asupra bazei, TVA-ului și totalului.
- Alege forma corecției împreună cu persoana care conduce contabilitatea.
- Leagă documentul nou de seria, numărul și data facturii inițiale.
- Transmite XML-ul de corecție și urmărește-l până la validare.
- Trimite clientului o explicație scurtă și documentele ușor de asociat.
În Finans, operațiunea poate porni din fluxul de facturare online, iar documentul transmis poate fi urmărit în e-Factura și SPV. Pentru interpretarea răspunsului primit, vezi și ghidul despre statusurile e-Factura.
Ce să nu faci
Nu reutiliza numărul, nu șterge factura din evidență după comunicare și nu emite mai multe corecții „de probă”. Evită și retransmiterea repetată a aceluiași XML: poate crea dubluri și face reconcilierea mai dificilă.
Întrebări frecvente
Pot corecta doar adresa clientului? Analizează dacă eroarea afectează identificarea beneficiarului sau validitatea informațiilor obligatorii. Dacă documentul a fost comunicat, păstrează trasabilitatea prin forma de corecție confirmată de contabil.
Corecția anulează automat încasarea? Nu. Documentul fiscal și plata sunt evidențe diferite. Dacă factura inițială era achitată, realocă ori restituie suma pe baza situației comerciale și păstrează legătura între operațiuni.
Surse oficiale: Codul fiscal, art. 330, OUG nr. 120/2021, forma actualizată și ghidul ANAF privind codurile tipurilor de factură.
Concluzie: după comunicare, factura nu dispare și nu se rescrie. Emiți o corecție trasabilă, o legi de original și urmărești și noul XML până la validare.