Actualizat la 9 septembrie 2026. Proforma ajută clientul să vadă ce urmează să cumpere și cât ar trebui să plătească. Factura consemnează operațiunea în forma cerută de regulile fiscale. Documentele pot arăta asemănător, dar nu au același rol și nu trebuie să circule în firmă ca și cum ar fi interschimbabile.
Ce este proforma
Proforma este, în practică, un document comercial preliminar: poate confirma produsele, cantitățile, prețul, moneda și datele de plată înainte de emiterea facturii. Este utilă pentru aprobarea unei comenzi, solicitarea unei plăți ori rezervarea unor condiții comerciale.
Proforma nu este factura reglementată de art. 319 din Codul fiscal și, singură, nu trebuie tratată ca documentul fiscal final al livrării sau prestării. Tocmai de aceea este bine să fie marcată clar „PROFORMĂ”, să aibă o serie separată și să nu consume numerele facturilor.
Ce este factura fiscală
Factura conține elementele cerute de Codul fiscal: identificarea documentului și a părților, data, descrierea bunurilor sau serviciilor, baza, TVA-ul ori categoria fiscală și totalurile aplicabile. Ea intră în evidența firmei și, atunci când operațiunea este în sfera RO e-Factura, XML-ul trebuie transmis prin sistem.
Un PDF intitulat „factură” nu este suficient dacă îi lipsesc informațiile cerute sau dacă obligația de transmitere electronică nu este îndeplinită.
Proforma se trimite în e-Factura?
Nu. RO e-Factura este canalul pentru facturi electronice, iar proforma nu devine factură numai pentru că include un total și un IBAN. După ce apare evenimentul care cere facturarea, emiți factura cu seria și numărul fiscal corespunzătoare și urmărești XML-ul până la validare.
Ce se întâmplă când clientul plătește proforma
Plata nu transformă automat proforma în factură. Ea trebuie înregistrată pe baza extrasului sau a documentului de încasare și asociată ulterior facturii emise. În funcție de natura operațiunii și de momentul livrării ori prestării, încasarea poate reprezenta un avans și poate declanșa obligații de facturare. Confirmă tratamentul și termenul concret cu persoana care conduce contabilitatea.
Pentru client este important ca referința plății să rămână vizibilă. Astfel, factura finală poate fi marcată corect ca achitată integral sau parțial, fără ca suma să apară încă o dată ca restanță.
Flux recomandat: proformă → plată → factură
- Emiți proforma dintr-o serie distinctă și stabilești valabilitatea ofertei.
- Clientul aprobă sau plătește folosind referința documentului.
- Verifici încasarea în extrasul bancar, nu doar notificarea de plată.
- Emiți factura sau factura de avans potrivit situației reale.
- Asociezi plata deja primită cu factura.
- Transmiți factura în RO e-Factura atunci când este obligatoriu.
- Trimiți clientului documentul final și păstrezi legătura cu proforma.
Greșeli care creează solduri false
- înregistrarea proformei și a facturii ca două datorii ale clientului;
- folosirea aceleiași serii pentru proforme și facturi;
- marcarea facturii ca neîncasată, deși plata a venit pe proformă;
- transmiterea proformei în locul XML-ului facturii;
- emiterea facturii cu alte produse, valori sau monedă fără explicarea diferenței;
- păstrarea doar a proformei după ce operațiunea a avut loc.
Când poți sări peste proformă
Dacă prețul este deja stabilit prin contract, serviciul a fost prestat și nu ai nevoie de o aprobare sau plată prealabilă, factura poate fi emisă direct. Proforma este un instrument comercial, nu o etapă obligatorie pentru fiecare vânzare.
Întrebări frecvente
Poate clientul deduce TVA din proformă? Proforma nu este factura prevăzută de Codul fiscal. Clientul are nevoie de documentele fiscale și de îndeplinirea condițiilor legale aplicabile pentru exercitarea dreptului de deducere.
Trebuie anulată proforma după conversie? Nu o șterge din istoricul comercial. Marcheaz-o ca transformată, expirată sau închisă și leag-o de factura rezultată, astfel încât echipa să nu ceară plata de două ori.
Pot schimba valorile la conversie? Da, dacă operațiunea reală s-a schimbat, dar diferența trebuie verificată și explicată clientului. Factura finală trebuie să reflecte bunurile sau serviciile și tratamentul fiscal efectiv.
Finans permite gestionarea proformelor și conversia lor în fluxul de facturare online. Pentru alegerea între avans și documentul final, consultă și ghidul despre factura de avans și factura finală.
Sursă oficială: Codul fiscal, art. 319 privind facturarea.
Concluzie: proforma propune și cere confirmarea sau plata; factura documentează operațiunea fiscală. Păstrează serii separate și leagă plata de factura finală.