Actualizat la 1 septembrie 2026. Schimbarea contabilului nu este doar transferul unor bibliorafturi. Este predarea unei evidențe la o dată clară: solduri, declarații, registre, documente, accesuri și întrebări încă deschise. Fără un proces comun, noul contabil începe prin a reconstrui trecutul, iar firma poate pierde termene curente.
Planifică trecerea ca pe o închidere de proiect. Stabilește ce perioadă finalizează vechiul prestator, de la ce dată răspunde cel nou și cine confirmă că dosarul este complet.
Începe cu contractele
Verifică termenul de notificare, serviciile care mai trebuie prestate, predarea arhivei și obligațiile de confidențialitate. Pentru profesioniștii contabili, relația cu clientul se stabilește prin contract scris de prestări de servicii, conform OG nr. 65/1994, în forma actualizată.
Noul contract trebuie să spună cine descarcă documentele din SPV, cine întocmește și depune declarațiile, cine răspunde la notificări și în ce termen firma furnizează clarificările.
Alege o dată de predare
Ideal, predarea se face după închiderea unei luni, dar activitatea firmei nu trebuie blocată. Notează explicit:
- ultima lună închisă de vechiul contabil;
- declarațiile pe care acesta le mai depune;
- prima perioadă preluată de noul contabil;
- operațiunile neclarificate și termenele apropiate;
- persoana care răspunde întrebărilor despre istoricul firmei.
Dacă predarea are loc în mijlocul lunii, separă documentele după data operațiunii și responsabilitate, nu după momentul în care au fost găsite.
Ce intră în dosarul de predare
Lista exactă depinde de firmă, dar nucleul ar trebui să includă:
- balanța analitică și sintetică la ultima perioadă închisă;
- fișele de cont și soldurile clienților, furnizorilor, casei și băncilor;
- registrele obligatorii și jurnalele TVA, după caz;
- declarațiile depuse, recipisele și situațiile financiare;
- registrul mijloacelor fixe și planurile de amortizare;
- evidența stocurilor și ultimul inventar, dacă există gestiune;
- statele de salarii, contractele și evidențele de personal relevante;
- decizii fiscale, controale, eșalonări și notificări în curs;
- politicile contabile și procedurile interne folosite.
Cere un opis. „Toate documentele” nu este o descriere suficientă când trebuie să identifici ulterior ce lipsește.
Accesurile se predau separat de documente
Inventariază SPV, e-Factura, aplicația de facturare, banca, registrul salariaților, platformele de vânzare, semnăturile electronice și spațiile cloud. Nu transmite parolele personale. Creează roluri distincte, revocă accesurile vechi după confirmarea predării și păstrează jurnalul modificărilor.
Pentru certificatul digital și împuternicirile fiscale, verifică titularul, valabilitatea și procedura de revocare. Faptul că o persoană nu mai lucrează pentru firmă nu dezactivează automat toate conturile în care a fost adăugată.
Prima reconciliere cu noul contabil
- Compară balanța cu soldurile operaționale ale facturilor.
- Leagă soldurile bancare de extrasele la data predării.
- Verifică numerarul și ultimul registru de casă.
- Confirmă stocul scriptic și diferențele de inventar cunoscute.
- Compară declarațiile cu recipisele și obligațiile din evidența fiscală.
- Listează documentele sau explicațiile care lipsesc.
Nu amâna diferențele pentru „când va fi timp”. Prima lună este momentul în care sursa informației încă poate fi găsită ușor.
Semne că predarea nu este încheiată
Nu ai ultima balanță, soldurile nu se leagă de extrase, există declarații fără recipise, nimeni nu știe cine urmărește SPV sau arhiva se află doar în contul personal al fostului prestator. La fel de important: nu poți exporta datele din aplicația folosită anterior.
Un proces sănătos lasă firma în controlul propriilor date. În spațiul comun firmă–contabil, documentele, întrebările și perioadele rămân asociate, iar accesul profesionistului poate fi administrat separat. Pentru alegerea furnizorului, vezi și ghidul despre cum verifici un contabil online.
Proces-verbal de predare
Încheie transferul cu un document care enumeră perioadele, fișierele, registrele, accesurile și situațiile rămase deschise. Menționează formatul și locul arhivei, data predării și persoanele care au confirmat-o. Procesul-verbal nu garantează că toate soldurile sunt corecte, dar fixează ce a fost efectiv predat.
Concluzie: schimbarea contabilului este reușită când responsabilitățile nu se suprapun și nu rămân goluri. Contractul, data de tăiere, opisul, accesurile și reconcilierea inițială trebuie tratate ca un singur proces.