Actualizat la 1 septembrie 2026. Schimbarea programului de facturare nu cere să începi automat o serie nouă și nici să imporți fiecare document din istoria firmei. Cere însă o dată de tăiere clară, inventarul seriilor active și o regulă documentată pentru primul număr emis în noul sistem.
Cele mai costisitoare probleme nu sunt de aspect. Sunt factura duplicată, numărul reutilizat, seria greșită și imposibilitatea de a demonstra de ce succesiunea continuă într-un anumit fel.
Regula de bază pentru serii și numere
Normele aprobate prin Ordinul nr. 2.634/2015 cer entității un regim intern de numerotare. Persoana responsabilă se desemnează prin decizie internă scrisă, iar fiecare document primește un număr sau o serie secvențială. Procedura proprie trebuie să precizeze, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul ori seria de la care se emite primul document. Consultă normele oficiale privind documentele financiar-contabile.
Aplicația aplică regula firmei; nu o stabilește în locul administratorului și al persoanei responsabile cu contabilitatea.
Pasul 1: inventariază seriile active
Pentru fiecare serie, notează tipul documentului, punctul de lucru sau echipa care o folosește, ultimul număr emis și ultima dată. Include facturile, facturile storno, proformele dacă le numerotezi separat, avizele și chitanțele folosite în flux.
Caută și seriile create pentru marketplace, magazin, abonamente ori altă automatizare. O serie uitată într-un conector poate continua să emită după migrare.
Pasul 2: alege data de tăiere
Cea mai simplă mutare începe la început de zi, după ce toate documentele anterioare au fost emise și sincronizate. Stabilește în scris:
- ultima factură emisă în sistemul vechi;
- prima factură care va fi emisă în sistemul nou;
- cine oprește automatizările vechi;
- cine confirmă seriile și numerele inițiale;
- cum se tratează o factură care trebuie corectată după tăiere.
Pentru o serie care continuă, primul număr din noul sistem va urma ultimului număr valid din vechiul sistem. Dacă introduci o serie nouă, actualizează procedura internă și comunică regula tuturor celor care emit documente.
Pasul 3: decide ce imporți
Nu toate datele au aceeași utilitate. Clienții, produsele, soldurile facturilor neîncasate și seriile active sunt de obicei operaționale. Arhiva veche poate rămâne separată dacă este completă, accesibilă și poate fi prezentată la nevoie.
Dacă imporți documente istorice, marchează-le ca documente preluate și împiedică retransmiterea lor în e-Factura. Importul pentru consultare nu trebuie confundat cu emiterea sau raportarea din nou.
Pasul 4: testează fără să consumi numere reale
Folosește modul de test, schițele sau o serie dedicată, dacă aplicația permite. Verifică:
- formatul seriei și lungimea numărului;
- datele firmei și ale clientului;
- cotele și categoriile TVA;
- PDF-ul și XML-ul;
- transmiterea și răspunsul SPV;
- drepturile utilizatorilor care pot emite sau anula.
Nu emite o factură reală „doar ca test”, urmând să o ștergi. Un document ajuns în circuit trebuie tratat conform procedurii de corecție, nu eliminat pentru a face numărul să dispară.
Ce faci cu golurile și dublurile descoperite
Oprește emiterea pe seria afectată și stabilește exact ce documente există în ambele sisteme și în SPV. Nu reumple retroactiv un gol cu o operațiune nouă și nu modifica un document transmis pentru a potrivi succesiunea. Documentează cauza și stabilește corecția împreună cu contabilul.
În RO e-Factura, PDF-ul local nu este singura urmă. Compară și XML-ul, identificatorul de încărcare și răspunsul sistemului. Ghidul despre statusurile e-Factura explică diferența dintre încărcare și validare.
Checklist în ziua migrării
- export final și copie de siguranță din vechiul program;
- lista seriilor și ultimelor numere, semnată intern;
- automatizări și chei API vechi oprite;
- utilizatori și roluri configurați în noua aplicație;
- prima factură verificată până la răspunsul SPV;
- accesul contabilului și exportul complet testate.
În Finans poți configura seriile în fluxul de facturare online și poți urmări transmiterea prin e-Factura și SPV. Pentru proiectul complet, vezi și planul de migrare la o platformă integrată în 30 de zile.
Concluzie: o migrare corectă păstrează continuitatea și trasabilitatea. Inventariază, alege data de tăiere, documentează primul număr și verifică primul document până la răspunsul SPV.