Actualizat la 29 septembrie 2026. Chitanța confirmă primirea unei sume în numerar și susține înregistrarea operațiunii în registrul de casă și în contabilitate. Nu este o factură și nu trebuie emisă pentru orice tip de plată.
Confuzia apare frecvent când aceeași operațiune are factură, bon fiscal, confirmare de card și chitanță. Fiecare document are un rol distinct, iar uneori nu sunt necesare toate.
Când se emite chitanța
Normele documentelor financiar-contabile prevăd întocmirea chitanței pentru fiecare sumă încasată în numerar în situațiile în care acesta este documentul justificativ aplicabil. Casierul o întocmește și o semnează pentru primirea sumei.
Dacă operațiunea trebuie fiscalizată printr-un aparat de marcat, documentul specific este bonul fiscal. Chitanța nu trebuie folosită pentru a înlocui bonul fiscal acolo unde casa de marcat este obligatorie.
Factura și chitanța răspund la întrebări diferite
Factura descrie livrarea de bunuri sau prestarea de servicii: părțile, liniile, baza, TVA-ul și totalul. Chitanța confirmă că o sumă a fost primită în numerar. O factură poate rămâne neplătită, iar o chitanță poate confirma plata integrală sau parțială a unei facturi.
Leagă chitanța de factura achitată folosind numărul, data și suma. Dacă plata este parțială, păstrează soldul rămas și nu marca întreaga factură ca încasată.
Nu emite chitanță pentru transfer sau card
Pentru plata prin transfer, dovada se regăsește în extrasul bancar. Pentru card, tranzacția trece prin infrastructura de plată și se reconciliază cu raportul procesatorului și contul bancar. Emiterea unei chitanțe ar crea impresia unei încasări distincte în numerar.
Canalul plății trebuie să fie același în documente, registrul de casă și raportul financiar. O factură încasată prin bancă nu trebuie să scadă sau să crească soldul casei.
Ce trebuie verificat pe chitanță
- seria și numărul intern;
- data emiterii;
- identificarea entității care încasează;
- numele plătitorului și explicația încasării;
- suma în cifre și litere, potrivit modelului folosit;
- semnătura casierului și legătura cu documentul achitat.
Modelele pot fi adaptate prin procedura proprie, însă informațiile trebuie să permită identificarea și reconstituirea operațiunii.
Chitanța și registrul de casă
Chitanța trebuie înregistrată în registrul de casă al aceleiași zile. Soldul final rezultat trebuie să coincidă cu numerarul fizic. O chitanță omisă lasă bani fără explicație; o chitanță înregistrată de două ori creează un sold scriptic care nu există.
Pentru operațiunile în valută există formular și registru distinct. Nu amesteca sumele în lei și valută într-un singur sold.
Anulare și corectare
Dacă documentul a fost completat greșit, nu îl face să dispară din succesiune. Păstrează exemplarele, marchează anularea conform procedurii firmei și emite documentul corect. Numerotarea și motivul corecției trebuie să rămână verificabile.
Checklist de control
- Confirmă că banii au fost primiți efectiv în numerar.
- Verifică dacă operațiunea cere bon fiscal.
- Leagă chitanța de factură sau de explicația încasării.
- Înregistrează suma o singură dată în registrul de casă.
- Compară la final soldul scriptic cu numerarul fizic.
Pentru controlul zilnic, citește ghidul Finans despre registrul de casă. Încasările facturilor pot fi urmărite în rapoartele financiare, separat de tranzacțiile reconciliate prin bancă.
Sursă oficială: Normele specifice pentru Chitanță și Registrul de casă din Ordinul nr. 2.634/2015.
Concluzie: chitanța confirmă numerarul primit. Nu înlocuiește factura sau bonul fiscal și nu se emite pentru o plată care a trecut prin bancă.