Actualizat la 16 septembrie 2026. Registrul de casă centralizează încasările și plățile în numerar și calculează soldul casieriei. El trebuie să poată fi verificat cu banii existenți fizic și cu documentele justificative ale fiecărei operațiuni.
Un sold pozitiv în aplicație nu dovedește singur că numerarul există. Controlul real compară registrul, documentele și suma numărată.
Ce intră în registru
- încasările pentru care există documentul justificativ corespunzător;
- plățile în numerar aprobate și documentate;
- ridicările sau depunerile de numerar din și în contul bancar;
- avansurile de trezorerie acordate și restituirile în casierie;
- alte operațiuni de casă permise și susținute de documente.
Nu înregistra în registrul de casă plățile cu cardul sau transferurile bancare doar pentru că ai primit o chitanță ori un bon. Canalul real al plății determină evidența de trezorerie în care intră operațiunea.
Documentul înaintea rândului din registru
Fiecare sumă trebuie să aibă un document care explică cine a plătit sau a primit banii, motivul, data și valoarea. Registrul centralizează operațiunile; nu înlocuiește documentele de încasare și plată.
Organizează documentele în aceeași ordine cu rândurile din registru. Astfel, soldul poate fi refăcut rapid și o operațiune lipsă poate fi localizată.
Calculul soldului zilnic
Pornești de la soldul precedent, adaugi încasările și scazi plățile. Rezultatul trebuie să coincidă cu numerarul fizic la închiderea zilei. Registrul nu ar trebui să ajungă la un sold negativ: nu poți plăti numerar care nu se afla în casierie.
Dacă activitatea are mai multe casierii sau monede, ține evidențe distincte. Nu combina lei și valută într-un singur sold și nu muta numerar între puncte fără documentarea transferului.
Avansurile de trezorerie
Când un angajat primește bani pentru o deplasare sau o achiziție, ieșirea din casă trebuie documentată. La justificare, documentele de cheltuială, suma nefolosită și eventualele diferențe trebuie reconciliate împreună.
Nu lăsa avansurile deschise fără termen și responsabil. Un raport separat cu titularul, data, scopul și soldul ajută la urmărire.
Cum tratezi o diferență
- Numără din nou numerarul, separat pe cupiuri.
- Verifică soldul inițial și calculele zilei.
- Compară fiecare document cu rândul din registru.
- Caută operațiuni înregistrate în bancă în loc de casă sau invers.
- Verifică documentele anulate și numerele lipsă.
- Consemnează diferența și urmează procedura internă; nu inventa o plată pentru a egala soldul.
Numerarul are și limite legale
Legea nr. 70/2015 stabilește plafoane și reguli pentru anumite încasări și plăți în numerar. Încadrarea depinde de părți și de tipul operațiunii, iar fragmentarea unei tranzacții pentru evitarea plafonului nu este o soluție. Verifică forma actualizată a legii și situația concretă cu persoana care conduce contabilitatea.
În Finans, încasările și plățile pot fi urmărite alături de facturi și de rapoartele financiare. Pentru operațiunile prin cont, vezi ghidul despre reconcilierea extrasului bancar.
Surse oficiale: Normele documentelor financiar-contabile și Legea nr. 70/2015, forma actualizată.
Concluzie: închide registrul prin comparație cu numerarul fizic, nu doar prin calcul. Fiecare diferență trebuie explicată prin documente și procedură.