Documentat la 2 noiembrie 2026. Ai cumpărat șase scaune și două laptopuri, iar contabilul a stabilit încadrarea lor. După distribuirea către colegi apare o altă întrebare: cine are fiecare bun și cum dovedești mutarea sau restituirea lui?
Acest ghid începe după decizia de încadrare. Pentru valoare, durată de utilizare și pragul fiscal, vezi obiect de inventar versus mijloc fix. Evidența bunului în folosință nu se încheie doar pentru că valoarea sa a fost tratată pe cheltuieli.
Magazia și persoana care folosește bunul sunt repere diferite
În magazie urmărești bunurile disponibile și mișcările lor. După predare trebuie să identifici și persoana ori locul de utilizare. Un centralizator cu „laptopuri: două bucăți” nu arată care dispozitiv este la fiecare coleg și ce s-a întâmplat când unul a fost înlocuit.
Normele aferente Ordinului nr. 2.634/2015 prevăd fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință, cod 14-3-9. Aceasta urmărește bunurile date personalului până la scoaterea din uz și se întocmește pe măsura predării, pentru persoana care le primește.
Ce informații merită să poți regăsi
- Denumirea bunului și un identificator: serie de dispozitiv, etichetă internă sau alt reper verificabil.
- Factura și documentul de recepție ori intrare care explică proveniența.
- Data predării, persoana care primește și locul de utilizare.
- Cantitatea, accesoriile și starea constatată la predare.
- Mutările, restituirile, reparațiile și documentele aferente.
- Data și documentul de scoatere din uz, când este cazul.
Lista este una practică pentru organizare, nu un formular universal care înlocuiește documentele firmei. Modelele și circuitul se adaptează prin procedurile aprobate, păstrând informațiile cerute de reglementări.
Exemplu: un laptop trece de la Ana la Mihai
Laptopul cu seria internă IT-017 este predat Anei la 6 noiembrie. În ianuarie, Ana schimbă rolul și restituie dispozitivul cu încărcătorul, după verificarea stării. Ulterior, același bun este predat lui Mihai.
Nu cumpăra încă o dată bunul în evidență și nu înlocui pur și simplu numele Anei cu cel al lui Mihai în documentul inițial. Păstrează succesiunea evenimentelor: prima predare, restituirea și a doua predare. Astfel poți explica cine răspundea de dispozitiv la o dată anterioară.
Inventarierea include și bunurile aflate la colegi
Un echipament folosit acasă ori la un punct de lucru nu dispare din patrimoniul firmei pentru că nu se află pe raftul depozitului. Pregătește confirmarea existenței și stării lui, potrivit procedurii de inventariere. Diferențele se analizează și se documentează; nu se rezolvă prin ștergerea rândului dintr-un tabel.
La bunurile primite de la alte entități, separă proprietarul de utilizator. Contractul și actele de predare trebuie să explice de ce un echipament aflat fizic în birou nu este neapărat cumpărat de firma ta.
Scoaterea din uz este un eveniment separat
Un bun defect, pierdut sau propus pentru înlocuire cere clarificări diferite. Consemnează constatarea, aprobarea și documentele cerute pentru situația respectivă. O decizie de cumpărare a unui laptop nou nu justifică, singură, dispariția celui vechi din evidența în folosință.
Unde te ajută Finans
În Finans poți păstra actele achiziției și explicațiile pentru contabil. Modulul de gestiune a stocurilor și fișa în folosință au scopuri diferite: nu presupune că un stoc disponibil reprezintă și registrul complet al bunurilor date personalului.
Pentru organizarea evidenței și alegerea documentelor, poți discuta despre serviciul de contabilitate Finans. Consultă planurile sau creează cont pentru documentele firmei.
Surse: Normele specifice din Ordinul nr. 2.634/2015, fișa 14-3-9 și lista de inventariere; Ordinul nr. 2.634/2015, documente și circuit intern.