Actualizat la 29 septembrie 2026. O deplasare în interes de serviciu începe cu aprobarea misiunii și se încheie când avansul, documentele și diferențele sunt justificate. Biletul sau factura de hotel nu descrie singur întregul scop al deplasării.
Ordinul de deplasare leagă persoana, perioada, destinația și sarcina de serviciu. Decontul centralizează sumele și documentele prezentate după revenire.
Ce stabilești înainte de plecare
- persoana delegată și funcția;
- destinația și scopul concret;
- data și ora plecării și revenirii;
- mijlocul de transport aprobat;
- regulile pentru cazare și alte cheltuieli;
- avansul acordat și termenul de justificare;
- persoana care aprobă deplasarea și decontul.
Politica internă trebuie să fie clară înainte ca angajatul să cumpere bilete sau să rezerve cazarea. Altfel, firma poate descoperi după călătorie că o cheltuială nu respectă limita sau aprobarea internă.
Ordinul de deplasare
Ordinul servește ca dispoziție dată persoanei pentru efectuarea deplasării și ca document pentru decontarea cheltuielilor, în condițiile stabilite de firmă și de reglementările aplicabile. Modelul poate fi adaptat, dar trebuie să păstreze informațiile care permit verificarea misiunii.
Pentru firmele private, drepturile acordate salariaților pornesc din legislația muncii, contracte și politicile interne, iar tratamentul fiscal se verifică separat. Nu copia automat reguli destinate instituțiilor publice fără analiza aplicabilității.
Avansul pentru deplasare
Dacă angajatul primește numerar înainte de plecare, plata trebuie autorizată și înregistrată. Notează titularul, scopul, suma, moneda și data. Avansul nu este cheltuială definitivă până când documentele sunt prezentate și aprobate.
La revenire există trei rezultate: suma cheltuită coincide cu avansul, angajatul restituie diferența nefolosită sau firma îi achită o diferență justificată. Fiecare mișcare de numerar trebuie să ajungă în registrul de casă.
Documentele pentru transport și cazare
Păstrează biletele, facturile, bonurile, confirmările de plată și explicațiile pentru costurile conexe. Documentul trebuie să poată fi legat de persoană, perioadă și traseu. Pentru autoturism, politica firmei trebuie să precizeze aprobarea, traseul și documentele folosite.
Factura de cazare trebuie verificată ca orice altă factură: emitent, beneficiar, perioadă, servicii și TVA. Dacă plata a fost făcută online în avans, leagă factura de tranzacția bancară.
Cheltuieli care cer explicații
- modificarea sau anularea biletelor;
- taxe de parcare, pod, bagaj ori rezervare;
- transportul local între gară, hotel și locul întâlnirii;
- diferențe de curs pentru plățile în valută;
- cheltuieli personale aflate pe aceeași factură;
- documente pierdute sau fără identificarea operațiunii.
Nu aproba automat o cheltuială doar pentru că există un bon. Trebuie să fie necesară, legată de deplasare și permisă de politica firmei.
Închiderea decontului
- Confirmă perioada și realizarea scopului deplasării.
- Grupează documentele pe transport, cazare și alte costuri.
- Separă plățile firmei de cele făcute personal de angajat.
- Compară totalul aprobat cu avansul acordat.
- Înregistrează restituirea sau diferența de plată.
- Trimite dosarul complet contabilului și păstrează aprobarea.
Deplasări externe
Pentru călătoriile în străinătate, păstrează moneda documentului, cursul folosit și momentul conversiei. Decontul trebuie să distingă avansurile, plățile cu cardul firmei și plățile personale. Regimul indemnizației și limitele fiscale trebuie verificate pentru țara, durata și persoana respectivă.
Documentele pot fi încărcate în arhiva Finans, apoi reconciliate cu plățile prin importul extraselor bancare. Pentru numerarul acordat ca avans, vezi și ghidul despre registrul de casă.
Sursă oficială: Ordinul nr. 2.634/2015 — Ordin de deplasare și Decont de cheltuieli.
Notă editorială: nivelul indemnizațiilor și tratamentul fiscal depind de categoria persoanei, destinație și regulile în vigoare. Confirmă valorile cu specialistul firmei înainte de plată.