Actualizat la 9 septembrie 2026. Reconcilierea bancară răspunde la o întrebare simplă: fiecare mișcare din cont are un corespondent corect în evidența firmei? Răspunsul cere mai mult decât bifarea sumelor egale. Trebuie să păstrezi legătura dintre tranzacție, factură, partener și explicația economică.
Ce compari, de fapt
Pe o parte ai extrasul băncii: data, suma, moneda, sensul, IBAN-ul, numele partenerului și referința plății. Pe cealaltă ai facturile emise și primite, plățile deja înregistrate, comisioanele, transferurile între conturi și alte documente justificative.
Scopul nu este să forțezi fiecare tranzacție pe o factură. Salariile, taxele, comisioanele bancare, aporturile, creditele sau transferurile interne au alte explicații și trebuie clasificate separat.
Pasul 1: importă perioada completă
Alege un interval fără goluri și include fiecare cont și monedă folosite de firmă. Formatele structurate, precum CSV, MT940 sau CAMT.053, păstrează de regulă mai multe date utile decât un PDF, dar documentul disponibil și banca folosită dictează opțiunea reală.
Nu suprapune importurile fără control. Același extras încărcat de două ori poate dubla încasările și poate face facturile să pară achitate în exces.
Pasul 2: elimină duplicatele
O protecție bună compară mai multe semnale: contul, data, suma, moneda, sensul, referința băncii și descrierea. Doar combinația dată–sumă nu este suficientă; pot exista două plăți legitime de aceeași valoare în aceeași zi.
Marchează importul și sursa fiecărei tranzacții. Dacă refaci perioada, trebuie să poți explica ce a fost păstrat, ignorat sau înlocuit.
Pasul 3: generează propuneri, nu decizii automate
Potrivirea poate folosi:
- numărul facturii din explicația plății;
- suma și moneda;
- IBAN-ul și numele partenerului;
- data plății în raport cu emiterea și scadența;
- soldul rămas al facturii;
- istoricul asocierilor confirmate pentru același partener.
Propunerea trebuie confirmată de utilizator. O sumă egală poate aparține altei facturi, iar denumirea plătitorului poate diferi de clientul facturat.
Cazurile care cer împărțirea sumelor
Plata parțială: asociezi doar suma primită și păstrezi diferența ca sold. Plata cumulată: împarți o tranzacție între facturile enumerate sau confirmate de client. Plata în exces: nu închizi arbitrar alt document; clarifici dacă este avans, eroare sau sumă de restituit.
La încasările în valută pot apărea diferențe din curs și comisioane. Nu modifica valoarea facturii ca să o potrivești cu suma netă din extras; separă componentele și cere contabilului tratamentul corect.
Pasul 4: investighează ce rămâne neasociat
- Verifică dacă lipsește factura sau documentul justificativ.
- Caută plata într-o altă monedă ori într-un alt cont.
- Controlează dacă partenerul a folosit o denumire prescurtată.
- Identifică transferurile între conturile proprii.
- Separă comisioanele și operațiunile bancare.
- Cere explicații pentru încasările sau plățile fără referință.
Controlul de final de lună
Soldul final din extras trebuie comparat cu evidența internă pentru același cont și aceeași dată. Apoi verifici facturile marcate ca achitate, plățile nealocate și tranzacțiile introduse manual. Normele privind documentele financiar-contabile cer ca operațiunile economico-financiare să fie consemnate în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate.
Întrebări frecvente
Reconcilierea înseamnă contabilizarea automată? Nu. Asocierea operațională arată ce factură pare achitată; încadrarea contabilă și tratamentul diferențelor trebuie validate potrivit documentelor și politicilor firmei.
Ce faci cu o tranzacție fără factură? Nu inventa o potrivire. Cere documentul sau explicația, clasifică temporar elementul ca neclarificat și urmărește rezolvarea înainte de închiderea perioadei.
De ce soldul aplicației poate diferi de bancă? Cauzele frecvente sunt o perioadă importată incomplet, tranzacții duplicate, comisioane omise, date de înregistrare diferite sau operațiuni introduse manual într-un singur sistem.
Păstrează și o listă a elementelor neînchise la finalul verificării. Pentru fiecare, notează suma, contul, data, explicația disponibilă, persoana care trebuie să răspundă și termenul de clarificare. Astfel, excepțiile nu dispar într-un filtru și pot fi reluate controlat în perioada următoare.
Finans importă extrase BT în PDF și formate CSV, MT940 sau CAMT.053, verifică duplicatele și propune asocieri care rămân sub controlul utilizatorului. Vezi fluxul complet în pagina de import și reconciliere a extraselor bancare și rezultatul în rapoartele financiare.
Sursă oficială: Normele aprobate prin Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Concluzie: importul economisește introducerea manuală, dar reconcilierea rămâne un control. Confirmă potrivirile, separă excepțiile și închide luna numai după ce soldul și documentele se leagă.