Actualizat la 16 septembrie 2026. Avizul de însoțire a mărfii documentează deplasarea bunurilor atunci când situația concretă cere un document de transport, iar factura nu însoțește marfa. Poate sta la baza facturii și poate susține predarea, primirea sau transferul între gestiuni, după caz.
Avizul nu este o factură provizorie și nu trebuie folosit pentru a amâna nejustificat facturarea. Rolul lui pornește de la mișcarea reală a bunurilor și de la procedura firmei.
Când este util avizul
- marfa pleacă înainte de emiterea facturii;
- bunurile se transferă între gestiuni ale aceleiași firme, aflate în locații diferite;
- bunurile sunt trimise pentru prelucrare, custodie, testare sau demonstrație;
- se livrează bunuri cu titlu gratuit, iar mișcarea trebuie documentată;
- procedura proprie cere un document distinct de expediție și recepție.
Motivul emiterii trebuie să fie clar. Dacă avizul nu este urmat de factură, înscrie mențiunea care explică operațiunea, de exemplu transfer între gestiuni sau bunuri trimise pentru prelucrare.
Informațiile care identifică operațiunea
Documentul trebuie să permită identificarea fără echivoc a emitentului, destinatarului, datei, seriei și numărului, bunurilor și cantităților. Adaugă informațiile despre expediție și persoanele care predau și primesc, potrivit circuitului stabilit de firmă.
Pentru bunuri, denumirea și unitatea de măsură trebuie să coincidă cu nomenclatorul folosit în gestiune. O descriere vagă face dificilă atât recepția, cât și legătura ulterioară cu factura.
Legătura dintre aviz și factură
Când factura se emite ulterior, ea trebuie să poată fi corelată cu avizul. Păstrează referința la seria și numărul avizului și verifică dacă bunurile, cantitățile și partenerul coincid. Dacă o factură grupează mai multe livrări, fiecare aviz trebuie să rămână identificabil.
Emiterea facturii nu șterge traseul logistic. Avizul dovedește ce a plecat și ce a fost predat, iar factura descrie documentul fiscal al operațiunii.
Transferul între gestiuni
La un transfer intern nu există o vânzare către un client, dar există o ieșire dintr-o gestiune și o intrare în alta. Confirmă gestiunea predătoare, gestiunea primitoare, data și cantitatea. Nu înregistra doar intrarea la destinație: stocul trebuie să scadă simultan și din locația sursă.
Pentru locații dispersate teritorial, avizul oferă documentul comun pe care îl pot verifica expeditorul, transportatorul și destinatarul.
Checklist înainte de plecarea transportului
- Verifică seria, numărul și data avizului.
- Confirmă partenerul sau cele două gestiuni.
- Compară produsele și cantitățile cu marfa încărcată.
- Completează motivul pentru care nu se emite factura odată cu livrarea, dacă este cazul.
- Notează datele de expediție cerute de procedura firmei.
- Păstrează confirmarea predării și leagă ulterior factura, dacă urmează.
Greșeli frecvente
Avizul este emis după plecarea mărfii, cantitatea din document diferă de cea încărcată, transferul actualizează o singură gestiune sau factura ulterioară nu conține nicio referință la livrare. La fel de riscant este un aviz rămas permanent „nefacturat”, fără o explicație operațională.
În Finans, avizele și transferurile pot fi legate de mișcările din gestiune și stocuri, iar livrarea facturabilă poate continua în fluxul de facturare online. Pentru recepția bunurilor, vezi și ghidul despre Nota de recepție și constatare de diferențe.
Sursă oficială: Normele de utilizare a documentelor financiar-contabile din Ordinul nr. 2.634/2015.
Concluzie: avizul trebuie să urmărească marfa, nu să existe separat de ea. Leagă documentul de expediție, recepție, stoc și factura ulterioară.