Actualizat la 9 septembrie 2026. NIR este abrevierea folosită pentru Nota de recepție și constatare de diferențe. Documentul confirmă bunurile primite, susține încărcarea în gestiune și poate sta la baza înregistrării în contabilitate. Totuși, NIR-ul nu este obligatoriu pentru orice achiziție de bunuri.
La ce servește NIR-ul
Normele aprobate prin Ordinul nr. 2.634/2015 îi atribuie trei roluri: document pentru recepția bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcarea în gestiune și document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate.
Recepția nu înseamnă doar copierea facturii. Persoana responsabilă compară ce a sosit fizic cu factura sau avizul și consemnează diferențele relevante.
Când este NIR-ul obligatoriu
Potrivit normelor oficiale, Nota de recepție și constatare de diferențe este document de recepție obligatoriu în următoarele situații:
- bunurile din aceeași factură sau din același aviz intră în gestiuni diferite;
- bunurile sunt primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurile materiale sunt cumpărate de la persoane fizice;
- bunurile sosesc fără documente de livrare;
- la recepție sunt constatate diferențe;
- mărfurile intră într-o gestiune în care evidența se ține la preț de vânzare.
Când documentul de livrare poate fi suficient
Dacă nu te afli într-unul dintre cazurile obligatorii, normele permit ca recepția, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate să se facă pe baza documentului de livrare care însoțește transportul, precum factura sau avizul.
Aceasta nu înseamnă că firma poate sări peste controlul fizic. Înseamnă că procedura proprie poate folosi documentul de livrare ca suport, cu condiția ca informațiile și responsabilitățile să fie clare.
Ce verifici înainte de confirmare
- Furnizorul și documentul: denumire, număr, dată, factură sau aviz.
- Gestiunea: depozitul sau punctul de lucru în care intră bunurile.
- Produsul: denumire, cod intern, unitate de măsură și lot, dacă este relevant.
- Cantitatea: documentată, livrată și acceptată.
- Valoarea: prețul de achiziție și elementele care intră în cost potrivit politicilor contabile.
- Diferențele: lipsuri, plusuri, deteriorări sau produse necomandate.
- Responsabilitatea: persoanele care au făcut și au aprobat recepția.
Ce faci dacă marfa vine în tranșe
Normele cer câte un formular pentru fiecare tranșă, anexat apoi la factură sau la aviz. Astfel, recepția urmărește realitatea fizică, chiar dacă furnizorul a emis un singur document pentru o cantitate mai mare.
Nu încărca întreaga cantitate în stoc la prima livrare dacă restul bunurilor nu a sosit. Altfel, aplicația poate permite vânzarea unui stoc care există numai pe hârtie.
Cum documentezi diferențele
Dacă sunt constatate diferențe, procedura proprie trebuie să stabilească informațiile înscrise în NIR: cantitatea și valoarea constatate în plus sau în minus, persoanele care au făcut recepția și explicațiile necesare. Păstrează fotografiile, procesul-verbal al transportatorului sau corespondența cu furnizorul, dacă ajută la susținerea situației.
Factura primită nu se modifică local. Diferența trebuie comunicată furnizorului, iar documentele comerciale și fiscale necesare se emit de partea responsabilă.
Din factura SPV către recepție
Preluarea liniilor din factura furnizorului poate reduce tastarea, dar nu confirmă recepția. Produsele trebuie mapate la nomenclatorul intern, cantitățile verificate, iar costul și gestiunea confirmate înainte de crearea mișcărilor de stoc.
Întrebări frecvente
Se întocmește NIR pentru servicii? NIR-ul descris de Ordinul nr. 2.634/2015 privește recepția bunurilor materiale. Prestarea serviciilor se susține cu documentele potrivite relației contractuale și procedurii firmei.
Factura din SPV dovedește că marfa a sosit? Nu. Ea dovedește documentul comunicat prin sistem, nu cantitatea constatată fizic la recepție. Păstrează separat confirmarea intrării efective în gestiune.
Poate fi NIR-ul electronic? Documentele financiar-contabile pot fi întocmite și păstrate electronic dacă respectă cerințele legale și procedurile proprii, inclusiv identificarea persoanelor responsabile și integritatea datelor.
Procedura internă ar trebui să spună cine recepționează, cine poate aproba diferențele, cum sunt numerotate documentele și când devin mișcările de stoc definitive. O regulă clară previne situația în care aceeași livrare este încărcată o dată din factură și încă o dată dintr-un NIR introdus separat.
În Finans, factura primită prin SPV poate propune liniile unui NIR, iar utilizatorul confirmă maparea produselor și valorile în modulul de gestiune și stocuri. Pentru contextul mai larg, vezi și ghidul despre facturare și gestiune.
Sursă oficială: Normele de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Ordinul nr. 2.634/2015.
Concluzie: NIR-ul este obligatoriu în situațiile enumerate de norme, nu automat la orice cumpărare. Recepția fizică și documentele trebuie însă să rămână coerente indiferent de formularul folosit.